Fases de la gestión de proyectos

Fases en la gestión de proyectos

En general, los tres elementos básicos a tener en cuenta en un proyecto son: tiempo, recursos, y costes. Además podríamos añadir un cuarto elemento: la calidad. La Gestión de Proyectos se caracteriza por considerar conjuntamente estos elementos y consta de cuatro grandes fases: 1.   Planificación En este tema se aborda la fase de planificación de proyectos, previa a la ejecución de los mismos. Como ya se ha comentado anteriormente planificación y programación no es lo mismo en el ámbito de la gestión de proyectos, hecho en el que se hace hincapié al principio del tema. En general, la planificación consiste en definir e identificar claramente todos los componentes y partes que intervienen en el proyecto: fases, actividades, recursos, costes, duraciones, etc. 2.   Programación La siguiente fase tras la planificación es la programación y también es previa al comienzo de la ejecución del proyecto. El principal objetivo de esta fase es la obtención del calendario de ejecución del proyecto. El método del camino crítico permite obtener dicho calendario. Este método se basa en el cálculo de una serie de datos y parámetros sobre el grafo del proyecto. Las actividades críticas forman un camino que une el inicio y fin del  grafo del proyecto, denominado camino crítico. 3.   Seguimiento y control de la ejecución Las fases de planificación y programación son cruciales, sin embargo, pocas veces los planes se cumplen al pie de la letra; los materiales llegan tarde, el trabajo lleva más  tiempo del previsto, etc. Llamamos seguimiento al proceso de recopilación de datos  sobre el funcionamiento real del proyecto y su incorporación al programa, así como la  obtención de los informes pertinentes para que el director y el personal implicado esté  informado de los cambios ocurridos frente a la programación de trabajos inicial. Llamamos  control a la función que utiliza los datos proporcionados por el seguimiento para llevar  la ejecución real del proyecto de acuerdo con los planes previstos. La evaluación es una  fase posterior al control. En la fase de evaluación es donde haremos juicios sobre la calidad  y efectividad del proyecto. En definitiva, controlar implica tomar las medidas correctivas  necesarias cuando los hechos difieren de lo previsto más de lo que se considera admisible  para cada proyecto. Para establecer un seguimiento adecuado del proyecto, necesitaremos conocer qué información es la que se necesita para realizar un control efectivo del mismo. Así, dependiendo de las características del proyecto se actualizará el programa semanal, mensualmente, etc. El último paso de la Gestión de Proyectos es la Evaluación. Cuando hemos acabado tenemos la oportunidad de aprender de nuestros errores. El análisis de los mismos hará las decisiones futuras más realistas. Por ejemplo, debemos preguntarnos si hemos infraestimado la duración de las actividades, si las prelaciones establecidas han sido correctas, si hemos asignado el trabajo al personal adecuado o si ha habido retrasos en la recepción del material, así como si la calidad era apropiada. 4.   Análisis y evaluación de los resultados La Planificación de un proyecto consiste, en esencia, en definir las actividades, estimar su duración y definir los recursos necesarios. Después se realiza la programación, cuyo objetivo es la obtención del calendario de ejecución del proyecto. Estas dos fases son previas a la ejecución en sí del proyecto. Tan importante como esta primera fase es el control posterior, una vez que el proyecto se pone en marcha. El Seguimiento y control consiste en la obtención de los datos relativos a la evolución real del proyecto, comparando éstos con la programación inicial, tomando medidas correctivas cuando los hechos difieran de lo previsto más de lo aconsejable. Por lo tanto, esta fase se desarrolla mientras se lleva a cabo la ejecución del proyecto. Por último, una vez ha finalizado la ejecución del proyecto es interesante realizar el análisis y la evaluación de la realización del proyecto: diferencias entre previsiones y duraciones reales de las actividades, entre presupuesto y coste real, etc. Esta última fase es crucial debido a que los principales inconvenientes en la Gestión de Proyectos no son inherentes a las técnicas en sí, sino que provienen de la capacidad y experiencia de los responsables. Por ejemplo, estimaciones de tiempo realistas, buena distribución de recursos e información adecuada a todos los participantes en el proyecto. En definitiva, analizar y evaluar los errores cometidos proporcionará una experiencia valiosa al responsable para la planificación, programación y control de proyectos futuros, aunque ya no tenga efecto sobre el proyecto que acaba de finalizar. El estudio de esta fase se escapa del alcance de este curso.